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办公自动化系统实施的五个关键点
发布日期:2011-7-23
      办公自动化系统(Office Automation,简称OA)就是采用Internet/Intranet技术,以“工作流”为引擎、以“知识文档”为容器、以“信息门户 ”为窗口,使公司内部人员方便快捷地共享信息,高效地协同工作;改变过去复杂、低效的手工办公方式,实现迅速、全方位的信息采集、信息处理,为企业的管理和决策提供科学的依据。
OA不象其它业务系统(如财务系统、ERP系统)在公司经营中那么紧要,OA软件所涉及到的流程也不如其它业务系统流程处理那么规范,所以在项目推广应用过程中,可能会出现各种不同的声音,如觉得实施办公系统意义不大,不能带来实际的效益等。不同声音多了,领导便会产生疑惑,信息负责人也会面临很大的压力,项目便面临失败的可能。因此,在进行项目建设时,必须重视系统实施的重要性,任何一处环节出了问题,都会造成整条链的断裂。总结来说,OA实施有5个关键点需要注重:
  一、公司领导牵头推广
如果公司领导带头坚持使用,那么系统会迅速、切实地应用起来;如果领导不使用,那么无论信息技术部门如何努力也难推广。OA可以说是“一把手工程”,需要自上而下的推广。值得庆幸的是,我们公司领导高度重视OA系统的实施,成立了以董事长为组长,各关联公司负责人为副组长的项目领导小组,负责OA系统项目工程建设协调指导工作。
      二、系统实施要分步实施、从易到难,忌贪一步到位
  一般人都觉得,既然付了这么多资金,那便多要些东西,所以系统功能要求多而全。但是,俗话说的好,贪多嚼不烂,而且功能多了,员工会觉得系统复杂,难以上手,对OA望而生畏。所以,为了确保项目的顺利实施,以及实施和推广的效率,要先选择一些最为常用的、非常必要的、容易推广的功能和设计相对简单的工作流程作为初期实施功能。如邮件系统、公司的公告、论坛、文档资料的授权等信息发布性质的功能、以及一些简单的常用的审批流程等。至于一些复杂的流程及辅助办公性质的如车辆管理、会议管理、资产管理、图书管理、办公用品管理、表单管理等模块,则应该在系统应用良好情况下再逐步进行设置,继而推广。这样的好处是减少员工的心里压力,如果员工进入OA系统之后看到很多陌生的功能模块,难免有抵触心理。
  三、各公司、各部门协调配合
  OA系统在一个公司内就要涉及到各个部门、人员,何况我们的OA系统涉及到很多关联公司,应用面广;而且OA又体现了新的管理理念和模式,很大程度上改变了员工传统的作业习惯,因此在推广过程中,难免要遇到这样或那样的抵触。高层领导必须与OA的管理部门密切配合,制定使用OA的规章制度,明文要求使用系统,尤其要切断非必要的传统纸质信息流转形式。
  四、前期准备事关重要
  OA的实施需要根据OA厂商的要求,快速地、系统地完成数据整理工作,如组织结构、人员信息列表、流程、各种电子文档资料等,因此需要进行足够的前期准备。这样即可以快速启动系统的试运行,又能在很大程度上降低系统推广的难度。这也是在成立了总的实施小组的基础上,各公司又成立了协调小组等临时性组织,开展准备工作的原因。
  五、确定专门的系统管理员
项目实施是否成功,能否持续的应用是很重要的。系统管理员主要负责OA软件系统的系统初始化以及今后的系统维护,是一个系统得以建立和持续运行的关键。在公司的OA实施中,我们不仅在公司层面要求有系统管理员,在部门层面也要求有OA管理员。确保经过实施和培训有一个良好的管理员团队。否则一旦出现人员变动,新来的系统管理员不熟悉软件情况,一切又要重新依赖OA供应商,这样给公司带来很大的被动,也给OA厂商添加很多麻烦。
     相信在公司领导的带领下,经过大家的共同努力,抓住关键点,我们的OA实施一定能取得很好的效果。(文/韩通IT部 副部长  马化永)
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